MAD! Events is een vakbeurs voor bloemisten en interieurspecialisten in het midden- en hoogsegment. Twee edities per jaar, strikt zakelijk: geen consumenten, geen dagjesmensen. De oude site was een aankondiging, meer niet. Al het werk eromheen liep via mail en losse lijsten: exposanten werven, hun profielen bijhouden, bezoekers uitnodigen, tickets uitgeven en aan de deur controleren. Twee keer per jaar opnieuw, met de hand.
De vraag was dus niet om een nieuwe website. De vraag was of de site dat werk kon overnemen.
Eerst de vraag die iedere bezoeker heeft
Een vakbeurs draait om drie dingen: wanneer, waar, en mag ik erin. Die staan nu boven de vouw, met de aanmeldknop ernaast. Daaronder pas het verhaal over wat de beurs is. Het beeld komt van de beurs zelf, niet uit een stockbank: uit de aftermovie van de vorige editie knipten we korte fragmenten die door de pagina’s heen lopen. Zonder geluid, klein genoeg voor mobiel, en ze laden pas als je er bijna bent.
Tekst en beeld die elkaar afwisselen
De pagina’s zijn opgebouwd uit blokken waarin een korte tekst naast bewegend beeld staat. Dat houdt het tempo erin zonder dat er veel gelezen hoeft te worden. Elk blok heeft een pauzeknop, want beweging die je niet kunt stoppen is voor sommige bezoekers een probleem. Wie in zijn systeem heeft aangegeven beweging te willen beperken, krijgt automatisch alleen het stilstaande beeld.
Zes onderdelen die samen de beurs draaiend houden.
Exposantenportaal
Elke exposant beheert zijn eigen profiel, beeld en standnummer. Niemand van hen komt in de beheeromgeving van de site.
Ticketing met tijdsloten
Aanvragen per tijdslot, met bewaakte capaciteit en beoordeling per aanvraag. Tickets komen als pdf met QR-code.
Marketingflows
Aanmelden in twee stappen, voorkeuren per onderdeel, en een wekelijks bericht bij nieuwe exposanten.
Scannen aan de entree
Een webapp die doorwerkt als het netwerk in de hal wegvalt, en dubbele scans herkent.
Interactieve plattegrond
De beursvloer op schaal, waarin de stand van een exposant oplicht vanuit zijn profiel.
Alles bewerkbaar
Teksten, beelden, tijdsloten en instellingen staan in het beheer, zonder dat er code aan te pas komt.
Exposanten beheren hun eigen profiel
Elke exposant heeft een profiel met logo, beeld, omschrijving en standnummer, en een eigen omgeving om dat bij te werken. Een wijziging gaat eerst langs de organisatie voordat hij online staat. Bezoekers zoeken op naam of product en filteren op categorie; het overzicht reageert direct, zonder de pagina opnieuw te laden.
De plattegrond als wegwijzer
De beursvloer staat op schaal op de site, getekend naar de maatvoering van de hal. Klik op een stand en je ziet welke exposant daar staat; andersom licht vanuit een profiel de juiste stand op. Zo kan een bezoeker zijn ronde plannen voordat hij vertrekt, en weet een exposant precies waar hij naar kan verwijzen.
Aanmelden in twee stappen
De nieuwsbrief is de motor onder de werving. Wie zijn adres achterlaat krijgt eerst een mail met één knop, en pas na die klik staat hij op een lijst. Dat voorkomt dat iemand het adres van een ander opgeeft, en het maakt de toestemming aantoonbaar, met moment en IP-adres erbij.
Aanmelden gaat in twee stappen. Zonder klik op de link in de mail staat er niemand op een lijst, zodat niemand het adres van een ander kan opgeven.
Na 25 seconden of halverwege de pagina. Na wegklikken twee maanden stil.
Adres opgeslagen met moment en IP-adres als bewijs van toestemming.
Eén knop. Geen klik, geen inschrijving.
Vertelt wat je krijgt en hoe vaak.
Interesse als veld op het contact; segmenten volgen vanzelf.
De bestaande achterban telt mee in het nieuwsbriefsegment, ook zonder dat veld.
Voorkeuren in plaats van alles of niets
Onderaan elke mail staat een link naar een voorkeurenpagina. Daar zet de ontvanger per onderdeel aan of uit wat hij wil krijgen, en daar staat ook de knop om zich voor alles af te melden. Dat laatste blijft één klik, ook vanuit de knop die Gmail en Outlook zelf tonen. Een afmelding werkt door tot in de verzenddienst, want anders blijft de post gewoon komen.
Wie de wekelijkse exposantenmail te veel vindt maar de aankondiging van een editie wel wil, kiest anders niets.
Afmelden of voorkeuren aanpassen, met een sleutel per ontvanger.
Per onderdeel aan of uit: nieuwsbrief, nieuwe exposanten, tickets.
De knop in de mailschil zelf, volgens RFC 8058.
Wie hier opzegt, valt ook daar uit het segment.
Eén bericht per week, alleen als er nieuws is
De deelnemerslijst groeit tot vlak voor de beurs. Wie zich daarvoor aanmeldt krijgt op maandagochtend één bericht met alle namen die erbij zijn gekomen, in plaats van een mail per exposant. Zijn er geen nieuwe namen, dan gaat er niets uit. Dat scheelt ruis bij de ontvanger en het houdt de verzending binnen de daglimiet van de mailserver.
De deelnemerslijst groeit tot vlak voor de beurs. Gebundeld in plaats van een mail per exposant.
Profiel komt online, op het overzicht en op de plattegrond.
Verzamelt wie erbij kwam sinds het vorige bericht.
Met een link naar het volledige overzicht.
Geen namen erbij betekent geen mail.
Van aanvraag tot scan aan de deur
Toegang is gratis, maar niet vrij. Een bezoeker vraagt een ticket aan voor een tijdslot; de capaciteit per slot wordt afgeleid uit de boekingen zelf, zodat de telling zichzelf herstelt en er nooit dubbel wordt uitgegeven. De organisatie krijgt een mail met twee knoppen en beoordeelt de aanvraag zonder in te loggen. Die links zijn ondertekend en openen eerst een pagina met de aanvraag erop, want mailprogramma’s halen links vooraf op om ze te controleren: met een kale link zou een aanvraag zichzelf goedkeuren.
Gratis toegang, strikt zakelijk. De organisatie beoordeelt elke aanvraag, of laat dat automatisch gebeuren op een zakelijk domein.
Capaciteit per slot wordt afgeleid uit de boekingen zelf.
Bevestiging met het gekozen tijdslot.
Twee knoppen, ondertekend en met een bevestigingsstap.
Pdf per bezoeker, met plattegrond en openingstijden.
Werkt offline door; dubbele scans worden herkend.
Daarna volgen automatisch een herinnering een week vooraf, een de dag ervoor, en bericht bij niet-verschijnen.
Na goedkeuring komt het ticket als pdf: tijdslot, QR-code, openingstijden en een kaartje van de locatie. Aan de entree wordt de code gescand met een webapp die doorwerkt als het netwerk in de hal wegvalt en dubbele scans herkent. Daarna volgen automatisch een herinnering een week vooraf, een de dag ervoor, en bericht bij niet-verschijnen.
Waarom het zo streng is gebouwd
Een beurs duurt twee dagen. Wat daar misgaat, kun je niet later rechtzetten. Daarom zit de zorg in de randen: bevestiging voordat iemand post krijgt, een afmelding die overal doorwerkt, ondertekende actielinks met een tussenstap, tellingen die zichzelf corrigeren, en een scanner die blijft werken zonder netwerk. Ontworpen en getest op 360, 768 en 1440 pixels, met toetsenbordnavigatie en respect voor beperkte beweging.
