MAD! Events organiseert twee keer per jaar een vakbeurs voor bloemisten en interieurspecialisten. Rond elke editie zit veel werk: exposanten werven en hun gegevens bijhouden, bezoekers uitnodigen, tickets uitgeven en aan de deur controleren. Dat ging allemaal met de hand, via mail en losse lijsten.

De oude website was alleen een aankondiging. De vraag aan ons: maak een site die dat werk overneemt.

Wat we bouwden

Eén website met zes onderdelen.

Exposantenportaal

Exposanten loggen in en houden zelf hun profiel, foto’s en standnummer bij.

Tickets per tijdslot

Bezoekers vragen een ticket aan; de organisatie keurt goed met één klik.

Scannen aan de deur

Een webapp scant de QR-code, ook als het netwerk in de hal wegvalt.

Interactieve plattegrond

De beursvloer op schaal; elke stand is te koppelen aan een exposant.

Nieuwsbrief

Aanmelden met bevestiging, zelf kiezen wat je ontvangt, nieuwe exposanten per week.

Zelf te beheren

Teksten, beelden, tijdsloten en instellingen past MAD! Events zelf aan.

Overzicht van exposanten met foto, naam en standnummer
Het exposantenoverzicht op mad-events.nl. Bezoekers zoeken op naam, product of categorie.

Voor exposanten

Zelf hun profiel bijhouden

Elke exposant krijgt een eigen inlog en zet daar zelf logo, foto’s, omschrijving en standnummer neer. MAD! Events keurt een wijziging goed voordat die online komt.

  • Profiel met logo, foto’s en standnummer
  • Wijzigingen eerst langs de organisatie
  • Stand zichtbaar op de plattegrond
Ticket met tijdslot, QR-code, openingstijden en een kaart van de locatie
Het ticket dat een bezoeker na goedkeuring als pdf krijgt: tijdslot, QR-code en route.

Voor bezoekers

Zelf een ticket aanvragen

Toegang is gratis, maar alleen voor vakbezoekers. Een bezoeker kiest een tijdslot en vraagt een ticket aan. De organisatie keurt goed met één klik in de mail, waarna het ticket vanzelf wordt verstuurd.

  • Tijdsloten met een maximum aantal bezoekers
  • Goedkeuren of weigeren vanuit de mail
  • QR-code scannen bij de ingang
Bevestigingsmail met één knop
De bevestigingsmail. Pas na deze klik staat iemand op de lijst.

Voor de organisatie

Een nieuwsbrief die vanzelf loopt

Aanmelden kan overal op de site. Wie zich aanmeldt, bevestigt eerst met één klik. Ontvangers kiezen zelf wat ze willen krijgen, en nieuwe exposanten gaan één keer per week gebundeld de deur uit.

  • Aanmelden met bevestiging
  • Ontvanger kiest zelf wat hij krijgt
  • Herinneringen voor bezoekers gaan vanzelf

Wat we automatiseren

Van aanvraag tot scan, zonder handwerk.

Rond elke editie zit werk dat vroeger met de hand ging. Nu loopt het vanzelf:

  • Ticket met QR-codeNa goedkeuring maakt de site per bezoeker een pdf-ticket met QR-code, tijdslot en routekaartje, en stuurt het mee.Direct na goedkeuring
  • Goedkeuren vanuit de mailBij elke ticketaanvraag krijgt de organisatie een mail met een knop om goed te keuren of te weigeren, zonder in te loggen.Bij elke aanvraag
  • Herinneren en opvolgenEen herinnering een week en een dag vooraf, daarna een bedankmail, een mail voor wie niet kwam en een reviewverzoek.Per boeking ingepland
  • Nieuwe exposanten per weekElke maandag één mail met de nieuwe exposanten. Is er niets nieuws, dan gaat er niets uit.Elke maandag
  • Aanvragen in het dashboardNieuwe exposantaanvragen staan binnen vijf minuten in de wervingslijst van het dashboard van de organisatie.Elke 5 minuten
  • Netjes opgeruimdOnbevestigde reserveringen vervallen na 72 uur, en persoonsgegevens worden een jaar na de beurs geanonimiseerd.Doorlopend

Het resultaat

Het werk rond de beurs loopt via de site.

De site staat sinds september 2026 live. Exposanten, tickets en de nieuwsbrief lopen nu via de site in plaats van via mail en lijsten. De eerste editie met de nieuwe site is op 3 en 4 januari 2027; daarna volgen de cijfers.

Achter de schermen, voor wie het technisch wil weten

Een beurs duurt twee dagen. Wat daar misgaat, kun je niet later rechtzetten. Daarom zit de zorg in de details:

  • Aanmelden met dubbele bevestiging; moment en IP-adres worden vastgelegd als bewijs van toestemming.
  • Afmelden in één klik, ook via de knop die Gmail en Outlook zelf tonen, en doorgezet tot in de verzenddienst.
  • Goedkeuren en weigeren via ondertekende links met een tussenpagina, zodat een mailprogramma dat links vooraf controleert niets per ongeluk goedkeurt.
  • De capaciteit per tijdslot wordt afgeleid uit de boekingen zelf, dus er wordt nooit dubbel uitgegeven.
  • De scanner werkt zonder netwerk en herkent dubbele scans.
  • Gebouwd op WordPress met eigen plugins, ACF Pro, SendGrid en Action Scheduler; getest op telefoon, tablet en desktop.